Propuesta de un diseño del proceso de compras de recursos físicos para una empresa de servicios públicos domiciliarios en el Municipio de Yumbo para el año 2020
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Date
2020
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Publisher
Universidad Santiago de Cali
Abstract
The objective of this research is to implement strategies that allow the control and centralization of purchases made in a public service company in the municipality of Yumbo, this work pretend to offer a proposal that facilitates the development of purchasing activities and traceability from the initial solicitude and the end of the final purchase. The purchasing function represents the initial phase of supplying an organization, with this process we guaranteed that the needs of supplies, equipment and services are met with high quality and price standards. In the purchasing process, many roles are involved, since administrative, technical, commercial and financial processes participate, incorporating conduct based on the code of ethics, avoiding any type of fraud and conflict of interest. The company's purchasing activities were reviewed, showing that the company carries out these without any established and documented procedure, without having a clear responsible for this process, this generates cost overruns in the company, delays in the execution of its activities (bottleneck), due to not having the inputs and products when they are required, however, this means that the organization is immersed and vulnerable to risks of corruption, fraud and conflict of interest, which may have consequences in the future economic and image to the organization. For this research we used the qualitative methodology with a descriptive approach, the design of the company's purchasing process was carried out, through interviews with the people responsible for carrying out this activity, in this way we obtained a clear context of how the purchases were being carried out, the process was standardized creating the characterization, procedures and formats; establishing the indicated and suitable managers. The possible inherent risks of the purchasing process were identified, proposing the controls that are considered adequate to mitigate its risks and to have a good operation of the company.
Description
Esta investigación tiene como objetivo implementar estrategias que permitan el control y centralización de las compras realizadas en una empresa de servicios públicos del municipio de Yumbo, este trabajo pretende ofrecer una propuesta que facilite el desarrollo de las actividades de compras y la trazabilidad desde la solicitud hasta la compra final. La función de compras representa la fase inicial del aprovisionamiento de una organización, con este proceso se garantiza que se cumpla con las necesidades de insumos, equipos y servicios con altos estándares de calidad y precio. En el proceso de compras son muchos los roles quienes se ven involucrados, pues participan procesos administrativos, técnicos, comerciales y financieros, incorporando una conducta basada con el código de ética, evitando así cualquier tipo de fraude y conflicto de intereses. Se revisaron las actividades de compras de la empresa, evidenciando que la compañía realiza estas sin ningún tipo de procedimiento establecido y documentado, sin tener un responsable claro de este proceso, esto genera sobrecostos en la compañía, demoras en la ejecución de sus actividades (Cuellos de botella), debido a no contar con los insumos y productos en el momento que se requieren, ahora bien, esto genera que la organización se encuentre inmersa y vulnerable a riesgos de corrupción, fraude y conflicto de intereses, los cuales pueden traer futuramente consecuencias económicas y de imagen a la organización. Esta investigación utilizó la metodología cualitativa con un enfoque descriptivo, se realizó el diseño del proceso de compras de la compañía, iniciando a través de entrevistas a las personas responsables de realizar dicha actividad, de esta manera obtuvimos un contexto del cómo estaban ejecutando las compras, se procedió a estandarizar el proceso creando la caracterización, procedimientos y formatos; estableciendo los responsables indicados e idóneos. Se identificaron los posibles riesgos inherentes del proceso de compras, proponiendo los controles que se consideran adecuados para mitigar sus riesgos y poder tener un buen funcionamiento de la compañía.
Keywords
Gestión, Compras, Riesgo, Control
Citation
Posada Herrera, Eddie Eric; González Pabón, J. A. (2020). Propuesta de un diseño del proceso de compras de recursos físicos para una empresa de servicios públicos domiciliarios en el Municipio de Yumbo para el año 2020. Universidad Santiago de Cali.