Gestión procedimental y documental en el área de mantenimiento de laboratorios de la Universidad Santiago de Cali
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Date
2021
Authors
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Publisher
Universidad Santiago de Cali
Abstract
This article systematically exposes the importance of handling procedural and documentary management within the laboratories of the Santiago de Cali University, since their purpose is to make their internal procedures and their response times to different requirements truly timely. For this reason, the main objective of the article is the implementation of procedural and documentary management, based on the creation of clear routes for obtaining, using and locating information at a general level. Together with this, it will be possible to keep a more exact control of the dates and the maintenance that are carried out to each team. For this, a direct observation of the processes was carried out, a field diary of what was desired to be implemented and a systematic bibliographic review found in academic search engines and published in a time not exceeding ten years. In relation to the results, it was found the importance of systematizing the information so that the procedural and documentary management also facilitate the internal procedures of the different documents and manuals that must rest in the maintenance area, so that in this way the time of search and response is effective. In this way, it is concluded that having timely, orderly and easily accessible information leads to increasing levels of proactivity and efficiency, and in turn, increases quality levels and allows having a potential work guide.
Description
El presente artículo expone de manera sistemática la importancia de manejar dentro de los laboratorios de la Universidad Santiago de Cali la gestión procedimental y documental, puesto que tienen como finalidad hacer que sus procedimientos internos y sus tiempos de respuesta frente a distintos requerimientos sean realmente oportunos. Por tal motivo, el objetivo principal del artículo es la implementación de la gestión procedimental y documental, a partir de la creación de rutas claras para la obtención, utilización y ubicación de la información a nivel general. Unido a esto, se podrá llevar un control más exacto de las fechas y los manteamientos que se le realizan a cada equipo. Para ello, se realizó una observación directa de los procesos, un diario de campo de lo que se deseaba implementar y una revisión sistemática bibliográfica encontrada en buscadores académicos y publicados en un tiempo no mayor a diez años. En relación a los resultados, se halló la importancia de sistematizar la información para que así mismo la gestión procedimental y documental faciliten los procedimientos internos de los diferentes documentos y manuales que deben reposar en el área de mantenimiento, para que de esta manera el tiempo de búsqueda y respuesta sea eficaz. De esta manera, se concluye que contar con información oportuna, ordenada y de fácil acceso, conlleva a aumentar los niveles de proactividad y de eficiencia, y a su vez, incrementa los niveles de calidad y permite contar con una guía potencial de trabajo.
Keywords
Gestión, Documentación, Optimización, Procesos, Eficacia, Información y Búsqueda
Citation
Muñoz Paz, M. F. (2021). Gestión procedimental y documental en el área de mantenimiento de laboratorios de la Universidad Santiago de Cali. Universidad Santiago de Cali.